Tabela de Temporalidade

Sua empresa cumpre as exigências legais sobre a temporalidade de documentos?

Pense no seguinte cenário: uma auditoria inesperada.

Ao procurar por documentos essenciais, você percebe que prazos de armazenamento não foram respeitados.

Parece um cenário improvável, mas, para muitas empresas, isso é uma realidade silenciosa até que os problemas começarem a aparecer.

Cumprir as exigências legais relacionadas à temporalidade de documentos não é apenas uma obrigação, é uma necessidade estratégica para garantir segurança, eficiência e, evitar dores de cabeça e até multas.

A falta de atenção a esses prazos pode impactar sua empresa e como você pode transformar a gestão documental em uma aliada diante da conformidade e organização.

O que é temporalidade documental?

A temporalidade de documentos refere-se ao período pelo qual um documento precisa ser mantido em arquivo, seja físico ou digital, para atender a exigências legais, fiscais ou administrativas. Esse período varia de acordo com a natureza do documento, como contratos, notas fiscais, prontuários ou relatórios financeiros.

Por exemplo:

Notas fiscais: devem ser guardadas por 5 anos, conforme determinação da Receita Federal.

Registros trabalhistas: precisam ser mantidos por até 30 anos para cumprir obrigações do direito trabalhista.

O não cumprimento desses prazos pode levar a situações como autuações fiscais ou falta de provas em processos judiciais.

Quais os riscos de não cumprir essas exigências?

A má gestão de documentos é um problema recorrente em empresas que ainda lidam com arquivos desorganizados, dispersos ou armazenados em locais de difícil acesso. Isso pode gerar:

1. Multas e penalidades: fiscalizações podem identificar documentos fora do prazo de guarda ou inacessíveis.

2. Perda de credibilidade: uma empresa que não atende normas legais perde a confiança de clientes, parceiros e investidores.

3. Riscos operacionais: a falta de registros organizados impacta diretamente a tomada de decisões e a resolução de disputas jurídicas.

Como garantir o cumprimento da temporalidade documental?

Adotar processos eficientes de gestão documental é essencial para proteger sua empresa. Aqui estão algumas boas práticas:

Identificação e classificação de documentos: Cada tipo de documento deve ser identificado e classificado conforme sua finalidade e prazo de retenção. Um plano de classificação ajuda a entender quais arquivos devem ser mantidos e por quanto tempo.

Criação de uma tabela de temporalidade: Essa ferramenta organiza os documentos por categoria, indicando prazos e justificativas legais para a manutenção ou descarte.

Automatização do processo: Sistemas de gestão documental modernos permitem o monitoramento de prazos e oferecem alertas para a eliminação ou arquivamento de documentos.

Digitalização e indexação: Arquivos físicos podem ser digitalizados, garantindo maior segurança e acessibilidade. A indexação permite localizar rapidamente o documento certo, economizando tempo e evitando erros.

Como o BPO Documental pode ajudar?

O Business Process Outsourcing (BPO) é uma solução prática e estratégica para empresas que desejam garantir conformidade legal sem sobrecarregar sua equipe interna.

Por meio de serviços especializados, o BPO documental realiza o levantamento e a classificação dos documentos da empresa, garante que os arquivos estejam armazenados de forma segura e acessível, monitora os prazos de guarda para evitar penalidades, implementa tecnologias avançadas para automatizar e digitalizar o gerenciamento de documentos.

Ao adotar um Sistema de Gestão Documental Moderno, além de atender todas as exigências relacionadas à temporalidade, sua empresa também garante uma economia significativa de tempo, recursos e custos, segurança de dados.

Preserve a Integridade e Confidencialidade das Informações e mais eficiência na tomada de decisões.

Garantir o cumprimento das exigências legais sobre a temporalidade de documentos é mais do que uma obrigação; é uma forma de proteger o futuro da sua empresa. Ferramentas digitais e serviços como o BPO documental podem transformar a forma como sua organização lida com arquivos, eliminar riscos e colocá-lo um passo à frente.